株式会社ジェニシス様
全国のリーディングクリニックの院長先生の声で誕生
2003年サービス開始の歯科予約管理システム
E：DentNetに関して誕生のいきさつをお聞かせください。
G（小玉様）：今も、あまり大きくない歯医者さんに行くと、次の予約を決める際に、事務の方が紙ベースの予約表を見て日時を決める、といったことがあると思います。
当社の当時の担当者が「こうした業務をシステム化したら、歯科医の業務効率につながるのでは」といったアイデアからDentNetはスタートしました。
そのために、比較的大手の歯科医院の院長先生に現状をヒアリングして、予約管理のシステム管理から始め、来院患者の各種統計情報や情報の共有、ちょっとした院内関係者の申し送り用のメモ機能、紹介者関係図、来院の経歴など、歯科医院経営に有益な情報までをシステム化するに至っています。
E：私が通院している歯科医では台帳で予約管理しています。そんなに小さくないお医者さんなのですが、次回予約日時も小さな紙の診察表の裏に書かれてしまっていますし（笑）、次回検診のお知らせは「はがき」で来て、その次回予約も営業時間内に電話をしないとできなくて、今時不便だなぁと思っています。
G（小玉様）：DentNetを導入してくださっている歯科医院様は全国で1,000ほどありますので、そうした台帳で予約管理されている医院様にもシステムを導入していただくと、患者様へのサービス向上だけではなく、業務改善にもなりますね。
そうした意味では、歯科医院のためのDXを地道に推進しているといっても良いかもしれません。
DentNetでは、紙の代わりにシステムでの「基本予約」機能があって5分/10分/15分/20分/30分の枠で柔軟に予約が管理できるようになっています。オプション機能ですが、患者様からの予約はパソコン、スマートフォン（携帯電話）などで24時間、いつでも確認・登録・変更することができます。
空いている時間枠を自動的に割り当ててくれる機能もあるので、医院経営の効率化が図れるんですよ。
そうしたシステム化を進めてきた中で、いろいろな視点で集計・分析してみると、歯科医院にとって、患者さんが予約を忘れて来院しない、といったことがかなり大きな問題だということが浮き彫りになってきました。
キャンセル防止のシステム対応は
時代に併せて様々展開
G（小玉様）：基本予約機能で綿密に予約管理しても、患者様が予約をうっかり忘れてしまったり、どたんばで「行かない」といわれてしまっても、キャンセル料をいただくわけにもいかないですし、その分歯科医院経営上の利益損失になってしまいます。
細かい数字は公開できませんが、全国の中・大規模の医院でキャンセル防止の施策がかなり使われていてることからも、キャンセル防止にご苦労されていることが推察できます。
E（古谷）：DentNet内のキャンセル防止施策には、今回ご採用いただいたエルテックスが提供しているeltexSMSの「ショートメッセージサービス」、パソコンやスマートフォンへの「e-Mail」、自動音声による「電話」や「LINEアプリ」を使った自動連絡機能がありますが、どの機能が良く使われているのでしょう？
e-Mailは送信料という点では無料ですのでハードルが低くて、一番使われているのかな、とも思っているのですが・・・。
G（小玉様）：古谷さんのおっしゃったキャンセル防止施策は、すべてオプション機能なのですが、「自動SMS連絡機能（ショートメッセージサービス）」に人気があってDentNetご利用医院様の約半数が導入されています。
e-Mailはたしかに、オプション利用料に関して、送信料自体無料のこともあり、他の施策に比べて安価なイメージかもしれませんが、「届かない」「見てくれない」というケースがあり、医院によっては、追加でTELフォローをしなければいけないと聞いています。そうすると、むしろ「手間」「コスト」が大きくなるようです。
その点、SMSは到達率も高く、見ていただきやすいため、実際にキャンセル防止に効き目があるようです。なので、送信料自体は無料のe-Mailより、少々の送信料が必要だったとしても「SMS連絡機能にコストをかける価値がある」といった理由で多くの医院様が利用してくださっているのだと思います。
E（古谷）：なるほど、SMSは、いろいろなお客様から、「メールに比べると目立ってよく読まれる」「スマホ・携帯の電話番号が送信先なので変更が少ない」「だから届きやすい」と評価していただいています。そうした特性がキャンセル防止に役立って、歯科医院の経営にも貢献できているとしたら、とてもうれしいですね。DentNet内でのSMS利用はどのくらいなんですか？
G（小玉様）：それも詳細は公開出来ないのですが（笑）2021年7月時点で、月間数十万通はお使いいただいています。今現在DentNetは全国で約1,000の歯科医院様でお使いいただいていますが、約半数がSMSオプションのご契約をされています。その先は想像していただくしかないですが、かなりの数のSMSがキャンセル防止のために送信されていることになるかと思います。
SMSオプションは、初期費用に20万円、月額利用料2,000円に加え、一通の送信あたり課金をしているのですが、その費用を出すだけの効果があると皆様考えているのでしょうね。
ちなみに、SMSの導入はさかのぼること10余年となり、その当時からよく利用されている人気のツールとなっています。
2021年8月からeltexSMSを利用開始
導入理由は親身・フレンドリーな開発担当者と柔軟なコスト対応
E：SMSの導入が10余年ということですが、今回eltexSMSをお選びいただいた「決め手」や「選択の際の重視点」はどのようなところだったのでしょうか？
G（小玉様）：いままでのSMSベンダー様に大きな不満などがあったわけではないのですが、エルテックスさんは開発担当の古谷さんが来社され、直接いろいろな機能説明をしてくれました。
特に最近の機能拡張だと、1通の文字制限が70文字だったのが、最大600文字以上の長文対応になりましたが、そうした長文の有効利用の他社事例を教えてくれたり、利用の際の注意点など、親身、かつフレンドリーに教えてもらいましたので、大変参考になりました。
E（古谷）：ありがとうございます！お伺いしたかいがありました。
G（小玉様）：長文利用は、携帯キャリア共通の仕様変更ですから他社様サービスでも利用できるのでしょうが、それに伴う費用に関しては、お使いいただいている歯科医院の皆様に、長文利用の際にでも料金面で柔軟に対応したいと考えています。
その分、エルテックスさんにもご負担をおかけするかもしれませんが、ジェニシスに対しても柔軟にご対応いただけるとのことですので、そうした部分も導入した理由のひとつです。是非よろしくお願いします！
E（古谷）：承知しました。費用面は営業がなんとかするとおもいます！
eltexSMSは2016年サービスをスタートして、まだ5年と比較的後発となりますが、その分使いやすい、新しいシステムを提供するよう努力を続けています。
ジェニシス様案件はDentNetの中に組み込まれているSMSのサービスですが、エルテックスのノウハウを共有してより使いやすいシステム作りに貢献したいと考えています。
今風にシステムのインターフェースをリニューアルして、より使いやすく
個人的には小規模医院向け「ミニDentNet」を作りたい
E：今後の展望などお聞かせいただけますか？
G（小玉様）：2021年7月時点でのDentNetの利用は中規模・大規模の歯科医院様が多い状態ですが、多くの医院様が「コスト削減や効率化を実感」されたとのお声を多くいただいています。
ですので、小規模の医院様にも積極的にサービスを紹介して導入していただきたいと考えています。
特に、キャンセル防止のSMS施策については効果があると考えていますので、そのあたりも併せてご提案してゆきたいですね。
私の個人的な考えですが、そうした小規模医院様向けの「ミニDentNet」のようなものも開発してゆきたいです。
また、ジェニシスのDentNet導入は「顔が見え」てとても良い、との評判もいただいているようです。実際、担当者は多くないのですが、こうしたコロナ禍ではあっても、細心の注意を払い東奔西走し、それができにくいお客様とは「Web会議」でご対応しています。
その中には、最初の導入から長くシステムをお使いいただいていて、DentNetに愛着を感じていただいているのかもしれませんが、今風にシステムのインターフェースをリニューアルして、より使いやすく、より愛着がわくような付加価値創造にも着手したいと考えています。
ちなみに、患者様の予約画面は2022年にリニューアルを予定しています。
E（古谷）：いろいろなロードマップをお持ちなのですね。これからも末永くお付き合いさせていただければ幸いです。何かSMSのことでお困りの際は、古谷にすぐご連絡ください。
G（小玉様）：わかりました、こちらこそよろしくお願いします。
株式会社ジェニシス様のご紹介
システム名 |
デントネットのコミュニケーションツールとしてeltexSMSをご活用 |
|---|---|
会社名 |
株式会社ジェニシス |
ご担当者名 |
業務統括部 技術開発グループ デント開発チーム 課長「小玉 顕一朗」様 |
リリース |
2021年8月 |
業務概要 |
1993年創業の株式会社ジェニシスは、神奈川県横浜市に本拠を置くシステム開発会社です。 |